Slik kan din organisasjon få mest ut av marketing automation

Å komme i gang med marketing automation er ikke veldig vanskelig. Utfordringen ligger i å få med deg hele organisasjonen, ikke bare markedsavdelingen.  

Hva er egentlig marketing automation? Marketing automation (MA) kan defineres som teknologi og programvare som hjelper virksomheter å skalere, strømlinjeforme og automatisere salgs- og markedsaktiviteter. Det meste foregår i digitale kanaler ved bruk av programvare.   

Det er i dag større krav enn noensinne til å være relevant i kommunikasjonen, slik at man treffer målgruppene sine.  

Markedsautomatisering har to hovedfunksjoner:  

1. Bedre kvalitet på kommunikasjonen grunnet segmentering, det vil si tilpasning per målgruppe  
2. Redusert arbeidsmengde grunnet automatisering av manuelle prosesser 

Et vanlig sted å starte med marketing automation er automatisering av innmeldingsprosessen. Det settes opp et digitalt skjema som det potensielle medlemmet fyller ut, informasjonen sendes til MA-verktøyet, og det nye medlemmet får automatisk tilsendt en ferdigskrevet velkomst-e-post med lenker til informasjonen du trenger som nytt medlem. 

For å få til dette, er det nesten irrelevant hvilket MA-verktøy du velger. Jeg mener organisasjoner trenger noe mer enn denne typen enkel automatisering.

Du må identifisere hva som er problempunktet ditt

Noe av det unike i organisasjonssammenheng er at det ikke bare er markedsavdelingen som kommuniserer på dine vegne. Du har et helt apparat i den distribuerte organisasjonen som gjør det samme. Organisasjoner trenger et verktøy som kan brukes til hele medlems- giver- eller frivilligreisen. Verktøyet bør med letthet kunne tas i bruk både av markedsavdelingen og det store antallet frivillige som hjelper deg.

For hva hvis det ikke er innmeldingsprosessen som er problemet? Hva om det er frafall eller churn som er det mest utfordrende for din organisasjon. Du må starte prosessen, der du har den største utfordringen i dag. 

Da trenger du et verktøy som kan brukes til å kommunisere uansett sted i kundereisen, og som er tilpasset rollen brukeren har i organisasjonen. Hvis du ønsker at hele organisasjonen - ikke kun markedsavdelingen - skal bli automatisert og jobbe mer effektivt og målrettet, må du gjøre noe annet enn å ta i bruk et standardverktøy. Du må velge et MA-verktøy som alle i organisasjonen kan få glede av.

Les også: Kunstig intellogens (AI) for en frivillig organisasjon

Les også: Slik lager du en moderne medlemsreise i 2023!

5 tips til hva en organisasjon bør vurdere før anskaffelse av MA-verktøy

1. Tenk nøye gjennom hvem som skal bruke verktøyet

Hvem skal få nytte og glede av automatisering og forenkling. Bare hovedkontoret eller hele den distribuerte organisasjonen? Hva skal de ulike brukerne tilbys? 

2. Vær sikker på at du har tenkt på den totale mengden kommunikasjon som flyter i organisasjonen

Hvordan skal kommunikasjonsflyten organiseres,
slik at mottaker ikke forvirres av at noe kommunikasjon er strømlinjeformet og på linje med organisasjonens profil, mens annen kommunikasjon sendes fra private e-postadresser uten logo.  

Som jeg allerede har vært inne på er det ikke bare markedsavdelingen på hovedkontoret som kommuniserer med medlemmer, givere og frivillige. Alle som er frivilligkoordinatorer, regionsansvarlige og tillitsvalgte gjør det også. Det er altså veldig mange flere involvert i den totale kommunikasjonen. De fleste MA-verktøy er ikke beregnet på et stort antall brukere som har ansvar for hver sin del av kommunikasjonen. 

3. Hvilke kanaler ønsker du å bruke i din kommunikasjon? 

Betyr satsing på digitale kanaler at du kan fase ut utsending av brev print? Hvis ikke, hvordan skal du løse det? Selv i dagens digitale tidsalder, finnes det fortsatt mange, spesielt i enkelte aldersgrupper som enten ikke ønsker eller ikke behersker digitale kanaler. De er en viktig ressurs for mange organisasjoner, man ikke ønsker å miste.

Et rent bedriftsutviklet MA-verktøy vil ikke kunne nå disse. En MA-løsning for organisasjoner bør også gjøre det mulig med papirbasert kommunikasjon til enkelte målgrupper.  

4. Sett tydelige KPI’er for marketing automation-løpene, slik at du vet hvordan du kan måle effekten

Selv om kommunikasjonen går automatisk, betyr ikke det at den er god. Verktøyet må kunne måle kompliserte prosesser. I markedsføring snakker man om en om CTA - en call to action. Du ønsker å få brukerne dine til å gjøre noe for deg, for eksempel åpne en e-post og gå inn på nettsidene du lenker til. MA-verktøyet ditt registrerer om de har gjort dette.

I en organisasjon, er handlingene du ønsker at de skal gjøre litt mer kompliserte. Du må med sikkerhet kunne vite om personen har betalt en faktura, gitt en gave, meldt seg som frivillig eller oppdatert medlemsopplysningene sine. Det holder ikke å kun vite at de har åpnet e-posten som ba dem om å gjøre det. Du må kunne måle at det faktisk har skjedd. På den måten blir målene for utsendelsene mer relevante for det organisasjonen faktisk ønsker å oppnå.

5. Verktøyet bør være integrert med CRM-et

På den måten får du automatisk oversikt over alle utsendelser på personens profil og bedriftenes dashboard i tillegg til på selve utsendelsesanalysen. Alle segmenteringsmuligheter er samlet på samme sted, både enkle verdier rett fra ditt CRM og input fra maskinlæring og analyse.

Du skal slippe å bestille teknisk hjelp, men kan selv sette opp dine segmenter. Du bør ha gode gjenbruksmuligheter, slik at du sparer tid ved å sette opp maler og gjenbruke tidligere målgrupper etter å ha brukt løsningen en stund. 

Alt dette er mulig ved bruk av vårt nyutviklede MA-verktøy Winorg Dialog som kan brukes sømløst med Winorg CRM.  Se presentasjonen fra vår lanseringav Winorg Dialog her !