Skolenes landsforbund (SL) organiserer rundt 7 800 medlemmer i skolen og utdanningssektoren. Siden 2022 har de brukt Winorg som kjernesystem for medlemsarbeidet – og utvider løsningen gradvis i takt med behovene. Fordi systemet er modulært, har det vært enkelt å legge til nye funksjoner underveis og bygge en helhetlig digital hverdag – skreddersydd for en fagforening med høy kompleksitet og mange organisasjonsledd.
Vi har fått et system som faktisk er bygget for oss. Det dekker både våre operative behov og hjelper oss med å jobbe strategisk – alt på ett sted.
– Aimée Gagnås Tverli, kontorleder og systemansvarlig, Skolenes landsforbund
Med Winorg Total har SL samlet hele medlemsarbeidet i én plattform – fra innmelding og betaling til kommunikasjon, kurs og selvbetjening. Resultatet er bedre oversikt, mer automatisering og en mer effektiv organisasjon, både sentralt og lokalt.
Ett felles system – for hele organisasjonen
Med både sentralledd og lokale ledd er det avgjørende for SL å ha en løsning som gir sentral oversikt og lokal fleksibilitet. Tidligere var mange prosesser spredt over ulike systemer, og det var behov for å samle alt i én helhetlig løsning. Med Winorg Total Fagforening har de fått en plattform som hele organisasjonen jobber i og som gir et oppdatert, felles bilde av medlemmene i sanntid.
– Når hele organisasjonen får tilgang til ett felles system, blir det enklere å engasjere lokallagene og samtidig sikre god datakvalitet og enhetlig medlemsoppfølging. Vi ser at dette gir både høyere aktivitet og bedre samarbeid på tvers av nivåer, Anne Johanne Solhjell, daglig leder i Winorg.
Winorgs løsning for foreningsstruktur er bygget for organisasjoner med mange nivåer og lokalavdelinger. Det betyr at man kan tildele tilgang på lokallagsnivå og administrere ulike tilgangsnivåer – slik at de som jobber distribuert får tilgang til «sitt» nivå i organisasjonsstrukturen. Lokale tillitsvalgte og ansatte ser egne medlemmer, får oversikt over relevante nøkkeltall og kan jobbe effektivt med oppgaver som innmelding, kommunikasjon og medlemsoppfølging – alt i samme system som hovedkontoret. Dette legger til rette for lokalt engasjement, samtidig som man bevarer helheten.
Mer effektiv hverdag med automatisering og smarte arbeidsflyter
Manuelle prosesser er erstattet med automatisering og tydelige, definerte arbeidsflyter som gjør hverdagen enklere for både administrasjonen og de som jobber lokalt. Oppgaver som tidligere krevde tidkrevende manuell oppfølging – som kontingenthåndtering, medlemsregistrering og datavask – går nå automatisk og med langt færre feil. Det frigjør tid som i stedet kan brukes på det som virkelig betyr noe: å følge opp medlemmene, utvikle tilbud og styrke fellesskapet.
Den tette integrasjonen mellom moduler gjør det dessuten mulig å jobbe mer datadrevet. Når all informasjon samles og oppdateres blir det enklere å hente ut innsikt, ta gode beslutninger og identifisere hvor det er behov for nye tiltak eller tjenester. Dette gir både bedre styring og økt handlingsrom for organisasjonen.
En av de viktigste komponentene i medlemsarbeidet er kontingenthåndtering. SL benytter Trekksentralen, en sentral del av Winorg-løsningen som håndterer hele prosessen med lønnstrekk. Med Trekksentralen genereres og vedlikeholdes trekklister, arbeidsgivere varsles automatisk, og innbetalinger blir kontrollert og distribuert videre til riktige ledd i organisasjonen. Dette skjer sømløst og krever lite manuell oppfølging.
Med Trekksentralen og automatisk betalingsoppfølging har vi fått en strømlinjeformet økonomiprosess. Samtidig vet vi at medlemsregisteret alltid er ajour. Det gir trygghet – og sparer oss for mye manuelt arbeid.» – Aimée Gagnås Tverli
I tillegg har SL automatisert betalingsflyten med eFaktura, AvtaleGiro og EHF, som gjør det enkelt for medlemmene å betale – og gir bedre likviditet og oversikt for organisasjonen. All betalingsinformasjon er tett integrert med medlemsregisteret, noe som gir en helhetlig økonomisk oversikt.
For å sikre at medlemsdata alltid er oppdaterte benytter SL seg av Winorg Ajourhold – en tjeneste for datavask og automatisk oppdatering av navn, adresser og kontaktinformasjon fra offisielle kilder. Dette gir trygghet og reduserer risiko for feil i kommunikasjonen med medlemmene.
Sømløs innmelding og selvbetjening for medlemmene
SL benytter også Winorgs CMS-løsninger, blant annet for innmeldingsskjema og Min side. Det gir en brukervennlig og effektiv inngang til medlemskapet, hvor nye medlemmer enkelt kan melde seg inn digitalt – og hvor eksisterende medlemmer kan oppdatere informasjonen sin, se betalingshistorikk og administrere sitt medlemskap på egen hånd.
Dette bidrar ikke bare til økt datakvalitet og bedre medlemsopplevelse, men også til å avlaste administrasjonen for rutineoppgaver. Alt som registreres gjennom nettsiden går rett inn i kjernesystemet – noe som gjør hele medlemsreisen sømløs og helhetlig.
Effektiv og målrettet kommunikasjon
For å sikre relevant og effektiv kommunikasjon med medlemmene benytter SL verktøyet Winorg Dialog. Her har de satt opp automatiserte velkomstløp, segmenterte nyhetsbrev og målrettede kampanjer som gjør at informasjon treffer riktig gruppe – til riktig tid.
Kommunikasjonen blir både mer relevant og enklere å gjennomføre, og det gir økt engasjement blant medlemmene – uten at det krever store administrative ressurser.
«Vi kan nå ut med riktig budskap til riktig gruppe – uten at det krever masse ekstra arbeid. Automatiseringen i Winorg Dialog gir oss både kvalitet og kapasitet.»
– Aimée Gagnås Tverli
Kurs og arrangement – klare for å ta steget videre
Skolenes landsforbund har nylig installert Winorgs kurs- og arrangementsverktøy (KAV). Selv om de fortsatt er i oppstarten, er ambisjonen tydelig: bedre kursadministrasjon, enklere påmelding og tettere integrasjon mot medlemsregisteret.
Verktøyet legger til rette for effektiv håndtering av påmeldinger, ventelister og kommunikasjon med deltakere – og gir i tillegg god dokumentasjon og oppfølging i etterkant. Når KAV er fullt implementert, vil det ytterligere styrke den helhetlige medlemsreisen.
«Vi har store forventninger til hva KAV kan bidra med i kursarbeidet vårt – både når det gjelder effektivitet og kvalitet.»
– Aimée Gagnås Tverli
Integrasjoner som styrker helheten
Winorg fungerer som kjernesystemet i SLs digitale økosystem. I tillegg til at alle moduler i Winorg henger tett sammen, er løsningen integrert med andre sentrale verktøy, som dokumenthåndteringssystemet Invo. Dette gjør at viktige dokumenter og medlemsinformasjon kan lagres, gjenfinnes og behandles på en trygg og strukturert måte.
Disse integrasjonene forsterker den helhetlige løsningen og gjør det mulig å bygge effektive arbeidsprosesser uten å måtte bytte mellom ulike systemer.
Oppsummert så har SL med Winorg oppnådd:
-
Ett samlet system for alle medlemsdata og prosesser
-
Sømløs integrasjon mot betaling, kurs, kommunikasjon og dokumenter
-
Redusert behov for manuelle prosesser og datadobling
-
Bedre medlemsopplevelse og selvbetjeningsmuligheter
-
Løsning utviklet spesielt for organisasjoner – ikke tilpasset fra et bedrifts-CRM
Skolenes landsforbund har med Winorg fått en løsning som er skreddersydd for deres behov som fagforening. Systemet dekker hele medlemsreisen, gir god støtte for administrasjonen og bidrar til bedre opplevelser for medlemmene. Dette viser styrken i å velge et system som er laget for organisasjoner – ikke tilpasset i etterkant.
Et partnerskap i utvikling
Samarbeidet mellom SL og Winorg er preget av tillit og felles mål. SL er aktive brukere og gir innspill til videreutvikling.. De ser verdien av å jobbe datadrevet og innsiktsbasert, og Winorg fungerer som en partner i det strategiske arbeidet – ikke bare som en systemleverandør.
«Det er enormt verdifullt for oss å ha ett system hvor alt henger sammen. Det gir trygghet i hverdagen – og gjør det enklere å være en god fagforening.»
– Aimée Gagnås Tverli
Selv om behovene til medlemsorganisasjoner kan være komplekse, trenger ikke løsningene å være det. For Skolenes landsforbund har reisen med Winorg handlet om å forenkle hverdagen, samle trådene – og frigjøre tid til det som virkelig betyr noe: å være der for medlemmene.
