Skal din organisasjon implementere et nytt CRM eller medlemssystem? Da er det 6 viktige trinn dere bør igjennom, for å legge grunnlaget for suksess under innføringen.
Uansett om du har et system du må bytte ut eller om organisasjonen ikke har hatt et CRM før, er det ikke til å stikke under en stol, at det er en krevende prosess. Men det er mulig å gjøre det på en mest mulig enkel og effektiv måte. Her får du 6 tips du bør ha i bakhodet, når du skal implementere et nytt system.
1. Start med en prosessanalyse!
Vi anbefaler å starte med en prosessanalyse som involverer flest mulig i organisasjonen. En prosessanalyse består kort fortalt i å gjennomgå arbeidsprosessene deres for å forenkle og forbedre. Det er et rammeverk for at de involverte i organisasjonen får snakket gjennom hva de egentlig gjør, og hvordan de jobber. Som regel er det organisasjonen selv som har de gode ideene til forbedringer!
Ta for dere arbeidsprosess for arbeidsprosess, for å se hvordan endringene fungerer, slik at både organisasjonen og leverandøren har oversikt over hva man ønsker å oppnå ved å bytte system.
Det er bare positivt om det går litt tid fra prosessanalysen gjennomføres, til man faktisk går over til et nytt system. På denne måten får alle i organisasjonen tid til å venne seg til at man skal jobbe på nye måter. Dermed blir overgangen mer effektiv og enkel for alle parter.
2. Ta kontroll over dataene deres!
Dere bør gå metodisk til verks for å få god kontroll over hvilke data dere allerede har, som dere ønsker å ta med videre til nytt system.
Data som finnes i systemet dere allerede har, er noe av det viktigste og mest verdifulle dere som organisasjon oppbevarer. Bruk tid på å finne nøkkeltall, slik at du vet hvor mange medlemmer du har, hvor mange som betaler på hvilken måte, hvor mange som får nyhetsbrev osv. Finn gode eksempler på personer og bedrifter som gir et godt inntrykk av hvordan dataene er organisert i dagens system, slik at du kan sikre at det også er slik i nytt system.
Rydd alt dere kan i dagens løsning slik at dere unngår å ta med svært ustrukturerte data over i nytt system. Det skaper bare støy. Det er bedre å rydde så mye som mulig og starte med blanke og ryddige ark, enn å dra med seg gammel og dårlig historikk som ikke kan brukes til noe. Dere må ha et bevisst forhold til hvilke data dere vil ha med videre og ikke bare "ta med alt".
3. Bruk testfasen godt!
Uansett hvilken leverandør dere har valgt, så settes det av tid til at dere som brukere kan teste hvordan det nye systemet fungerer. Bruk den tiden godt. Dette er den viktigste delen i hele prosjektet!
Det er nå dere har mulighet til å forstå hvordan de nye arbeidsprosessene fungerer og teste at det fungerer som dere ønsker. Det er nå leverandøren er klar for å ta imot og gjøre endringer. De kundene som utnytter testperioden godt, er mye mer fornøyde enn de som har sett litt lett på det og stolt på at "det ordner seg sikkert".
Dersom dere investerer nok tid i testfasen, unngår du i større grad overraskelser rett før du skal gjøre store og viktige oppgaver for aller første gang i nytt system.
4. Bruk tid på opplæring i flere runder
Vær oppmerksom på at det vil være behov for flere runder med opplæring. Det er en omveltning å begynne å jobbe i et nytt medlemssystem. De færreste vil huske alt som blir sagt de første opplæringsdagene. Sørg derfor for at viktig opplæring gjentas flere ganger.
Det er uhyre viktig at dere i samarbeid med leverandøren etablerer fora, hvor de nye brukerne kan stille spørsmål og få hjelp i de første ukene etter driftsstart. Ved å være aktiv i opplæringsprosessen, unngår du at de ansatte allerede i startfasen finner sine egne løsninger og “gjør som de alltid har gjort” i det nye systemet.
Sørg for å ha grundige brukerveiledninger tilgjengelig, og at det nye systemet blir tatt i bruk fra første dag. For å si det på godt norsk: Learning by doing!
5. Mål på det viktigste først og synliggjør gevinstene
Når dere investerer i et nytt organisasjonssystem, er dette et verktøy dere skal bruke i lang tid fremover. Det betyr at det er helt greit å ikke gjøre alt på en gang. Finn de mest viktige og engasjerende målene, basert på prosessanalysen, og sett søkelyset på disse først.
Midt i et prosjekt, hvor alt er nytt og ukjent, er det fint å vite at man ikke må gape over alt med en gang. Det er bedre å sette seg delmål, enn å kun ha ett stort mål langt frem i tid. Da kan man feire små seire underveis.
Velg noe som umiddelbart er en åpenbar forbedring, som for eksempel at alle innmeldingsskjemaer nå går rett inn i CRM uten manuell jobbing. Delmålene er viktig for å synliggjøre gevinstene av å bytte eller innføre et system.
6. Vær positiv som prosjektleder og bruk positive ambassadører under implementeringen
Du må være positiv til prosjektet selv, og alliere deg med noen som evner å se positivt på endringen. Prosjektets suksess avhenger av at man klarer å ha et positivt utgangspunkt, uansett oppturer eller nedturer. Ved å sikre at noen forplikter seg til å være ambassadører, vil man mer målrettet ha mulighet til å fjerne misnøye og sikre bedre resultater.
Det er nesten alltid endringsmotstand i en organisasjon, men ledelsen og prosjektgruppen for øvrig har stor påvirkning på i hvilken grad motstanden tar over rampelyset på bekostning av prosjektets målsetning. Det er viktig å ha for øyet at endringen er positiv, og vil føre til mer effektiv drift og en kundereise med høyere kvalitet for medlemmer, tillitsvalgte og frivillige. Det er jo ingen som kan være motstander av det?
Vil du lære mer om hvordan du kan skape merverdi med strategisk bruk av data?
