BoligMentoren er så fornøyd med sitt nyanskaffede medlemssystem at de allerede har anbefalt det videre. – Vi skjønte raskt at det var Winorg som hadde den riktige løsningen for oss, sier daglig leder i BoligMentoren, Vidar Heimset.
BoligMentoren har hatt et enkelt medlemssystem med begrenset funksjonalitet og utviklingsmuligheter i en årrekke. I løpet av de siste årene ble det veldig tydelig at systemet hadde blitt en hemsko. De innså at de ikke klarte å henge med i den digitale utviklingen og det ble stadig mer krevende å oppfylle krav om GDPR blant annet.
Daglig leder i BoligMentoren, Vidar Heimset erkjente at som medlemsorganisasjon hadde de behov for et fullverdig CRM – et Customer Relationship Management -system.
Les også: Slik lager du en moderne medlemsreise i 2023
Innså raskt at Winorg er best for organisasjoner
– Vi begynte å lete på egenhånd og så på de store, internasjonale aktørene først. Da vi oppdaget Winorg innså vi raskt at dette var den beste CRM-løsningen for organisasjoner i Norge. Deres løsninger er skreddersydd for norske forhold og deres hovedfokus er medlemsorganisasjoner og deres behov. Sier Vidar Heimset i BoligMentoren og legger til:
– Derfor brukes det jo også allerede av mange organisasjoner som har gode erfaringer. Winorg framsto som en løsning som er tilpasset oss mer enn de generelle systemene som kan brukes til alt, sier Heimset.
Prosessen gikk raskt framover etter dette.
– Vi fikk et ryddig og oversiktlig tilbud fra Winorg som var lett å forholde seg til. Vi forsto umiddelbart hva medlemssystemet kunne tilby oss og til hvilke vilkår, sier Heimset.
Les også: NITO: – Winorg gjør hverdagen enklere for våre tillitsvalgte
Winorg Express - CRM for små og mellomstore organisasjoner
Winorg har flere varianter av sitt medlemssystem å velge mellom, blant annet Winorg Express som ble BoligMentorens valg. Det er en CRM-løsning for små og mellomstore organisasjoner, som det er enkelt å komme i gang med.
Her er mange valg tatt på forhånd av Winorgs eksperter for å kunne skalere raskt. CRM-et kan iverksettes på kort tid. Det vanlige er å bruke maksimum 3 måneder på hele prosessen. Tidsrammen avhenger av organisasjonens kompleksitet og behov.
Les også: Valg av organisasjonssystem: Winorg eller Microsoft Dynamics?
Winorg sitt medlemssystem løser to store utfordringer
Hvilket hovedproblem er det Winorg Express løser for dere?
– BoligMentoren er en veldig typisk, norsk organisasjon som har to store utfordringer som det nye medlemssystemet løser for oss, sier Heimset og fortsetter:
– For det første er vi få ansatte og har begrenset tid og anledning til administrasjon. Det er kritisk for oss at våre medarbeidere kan bruke mest mulig tid på medlemsservice og minst mulig tid på administrasjon. Vi ser allerede nå at Winorg Express med digitale betalingsløsninger og automatisering vil spare oss for mye tid. I det gamle systemet var det krevende å finne medlemsinformasjon. Nå er all informasjon om de medlemmene våre tilgjengelig med noen få tasteklikk. Vi har også brukt mye tid på manuelle prosesser som for eksempel å sende ut papirfakturaer. Nå slipper vi det.
– For det andre ser vi at i alle utadrettede aktiviteter, er et godt CRM en nødvendig grunnpilar. Uten et moderne medlemssystem er det for krevende å administrere eksisterende og skaffe nye medlemmer. Medlemsreisen må være profesjonell fra første stund og utover i medlemskapet rett og slett. Med Winorg Express har vi fått til dette.
– Det er ingen grunn til å frykte prosessen å bytte medlemssystem
Hvordan har dere opplevd prosessen med å bytte medlemssystem?
– Det var skummelt å tenke på å bytte ut det velkjente med noe nytt i starten. Det er nok mange andre organisasjoner som har det sånn. Men frykten var ubegrunnet. Prosessen har vært veldig god, og det har vært en behagelig og hyggelig overgang.
Heimset legger til:
– Vi har nok stilt mange rare og kanskje dumme spørsmål, men har blitt møtt med profesjonalitet og behjelpelighet hele veien. Det har vært lett å komme videre. Vår kompetanse ligger ikke i det tekniske og digitale, så det har vært godt å få hjelp til dette.
Heimset understreker at prosjektlederen fra Winorg gjorde en forbilledlig jobb med nær og tett oppfølging fra A til Å.
5 tips hvis du vurderer å bytte medlemssystem eller CRM
Heimset og Winorg har følgende tips til organisasjoner som vurderer å bytte fra et medlemssystem til et fullverdig CRM.
1. Oppstartsmøtet er kritisk. Her må det opprettes tydelige kanaler for samhandling og kommunikasjon. Man må snakke samme språk og skape erkjennelsen av at man arbeider mot et positivt mål. Oppstartsmøtet setter premissene for hvordan man skal jobbe sammen videre, og det er viktig med kommunikasjon også mellom møtene.
2. Det er viktig med en klar og transparent prosjektplan som beskriver møtestruktur og hvilke temaer som står på agendaen. Det er viktig at det tildeles arbeidsoppgaver etter hvert møte, og at konkrete personer får ansvar for å utføre dem. Tidsfrister må tas på alvor og følges opp.
3. Det må sitte beslutningstakere i prosjektgruppa, slik at man holder framdriften oppe. En vanlig årsak til forsinkelser er at man venter på at noen utenfor gruppa skal ta en avgjørelse.
4. Det er viktig å klargjøre hvilke risikoelementer som ligger i prosjektet i forkant, slik at disse kan hensyntas fra start.
5. Det må settes av tilstrekkelig med tid og ressurser på begge sider av bordet. Det må være tydelig fra starten av, at dette er et prioritert prosjekt som kommer til å endre måten man jobber på i hele organisasjonen.
Les også: 6 trinn til en vellykket innføring av nytt CRM eller medlemssystem
Anbefaler Winorg sitt CRM både generelt og spesielt
Vidar Heimset i BoligMentoren forteller at han gjerne anbefaler Winorg som samarbeidspartner til andre organisasjoner i Norge.
– Det gjør jeg gjerne på generelt grunnlag, og jeg har faktisk allerede anbefalt dem til en konkret organisasjon. Winorg har levert bra hele veien under konverteringsprosessen, og vi har blitt eksepsjonelt godt ivaretatt av prosjektlederen. Nå er vi spente på fortsettelsen.
Han legger til:
– Vi er i gang, men har nok ikke fullt ut forstått og tatt i bruk alle funksjoner ennå. Men vi gleder oss veldig til dette også er på plass. Vi ser allerede nå at Winorg Express gir oss et stort potensial til videreutvikling som vi ikke har vært bortskjemt med fra før. 
