Organisasjonen din skal digitalisere for å effektivisere og automatisere. Løsningen er ofte et nytt organisasjonssystem eller CRM. Men hva bør du tenke på når du skal velge leverandør?
En ting du bør ha i bakhodet hele tiden er at de fleste CRM-er er utviklet for bedrifter, ikke for organisasjoner. Det er bedrifters behov som er utgangspunktet for løsningen i dag. Også i den videre utviklingen av løsningen er det bedrifters framtidige behov som er hovedfokus.
Organisasjonslivet er unikt
Jeg har inntrykk av at mange organisasjoner opplever at løsningene som tilbys av de store, internasjonale aktørene, som Microsoft eller Salesforce, er for store, kompliserte og dyre. De kan også oppleves som mindre relevante over tid.
På den andre siden opplever mindre organisasjoner at løsningene som tilbys av de små leverandørene er for enkle. Selv mindre organisasjoner har de samme komplekse behovene som store. De trenger kanskje i enda større grad å kunne automatisere arbeidsrutiner, fordi de er få ansatte.
Her er mine 8 viktigste tips til hva du bør prioritere når du står overfor dette uhyre viktige valget om hvilket CRM du skal gå for:
1. CRM-et må løse behovene din organisasjon har
Man må vite hva man trenger før man kjøper en ny IT-løsning. Mange organisasjoner vet ikke hva de egentlig trenger eller har ikke oversikt over alle de ulike behovene som løsningen må dekke. Det er derfor kritisk å gjøre et grundig forarbeid, hvor alle behov avdekkes for eksempel gjennom en prosessanalyse.
2. CRM-et må være lett å bruke
Løsningen må være enkel å ta i bruk for de ansatte sentralt og for organisasjonen lokalt. Høy brukervennlighet betyr mer tid og ressurser til organisasjonens formål. I tillegg betyr det at også flere tar det i bruk. Dersom du innfører et nytt system og få bruker det, så er du like langt. Prismodellen bør derfor ikke være til hinder for at flest mulig bruker systemet
3. CRM-et skal være integrert med relevante, riktige og framtidsrettede betalingsløsninger
Det å få betalt og motta gaver og donasjoner er kjerneområdene til en organisasjon. Derfor er betalingsløsninger en naturlig del av CRM for organisasjoner. Du må ha riktig betalingsinformasjon til rett person til rett tid.
4. CRM-et bør ha gode løsninger for Min side
Det skal legge til rette for at medlemmene har en best mulig opplevelse og kundereise. Kommunikasjon som innmeldingssider og MinSide bør kunne knyttes til CRM-et, slik at medlemmene enkelt kan administrere sitt eget medlemskap.
5. CRM-et bør sikre høy datakvalitet
Medlemmer forventer at dere som organisasjon sitter med korrekte data til enhver tid, og CRM-et bør legge til rette for best mulig datafangst ved f.eks automatisert ajourhold og dublettsjekk.
6. CRM-et må ivareta de ulike rollene og relasjonene samme person kan ha til en organisasjon
Du kan være både medlem, tillitsvalgt, fast giver, sporadisk giver og frivillig for eksempel i ulike livsfaser. Dere som organisasjon må kunne se hele totalbildet og kommunisere med det som utgangspunkt.
7. CRM-et må ivareta personvernet og være GDPR-compliant
Som organisasjon har man ansvar for at personvernet til medlemmene sine blir ivaretatt på en hensynsfull og trygg måte. Sørg for at CRM-leverandøren dere velger har gode rutiner og systemer for forvaltning av personvern, slik at medlemmenes interesser alltid blir godt ivaretatt.
8.CRM-leverandøren må være fremtidsrettet og klar for morgendagens utfordringer
Den teknologiske utviklingen skjer raskt, og her gjelder det å følge med i svingene. Det er viktig at leverandøren dere velger, stadig forbedrer seg i takt med at det oppstår nye behov og ikke minst deler sin nye kompetanse med eksisterende kunder. Det kan for eksempel være utvikling av nye betalingsløsninger eller andre teknologiske oppdateringer relevante for det nordiske organisasjonslivet.
Vil du snakke med oss i Winorg om vår CRM-løsning som er skreddersydd for organisasjoner?
