Har du ikke inkludert frivillige i CRM-et ditt ennå? Da er det på høy tid. Gjør du det, sparer du penger og øker kvaliteten på forholdet du har til dine frivillige. Det betyr økt lojalitet og giverglede enten i form av penger eller tid..jpg?width=2502&name=Frivillige%20+%20CRM%20=%20Sant%20(2).jpg)
1. Det er ulogisk å ha informasjon om medlemmer og givere i et system og frivillige i et annet.
− En slik ordning tar ikke høyde for at samme menneske kan være både medlem, giver og frivillig. Når du har en relasjon til en organisasjon, forventes det at organisasjonen vet hvem du er, og hva du har bidratt med i alle de tre rollene. Det er summen av relasjonene som teller, og disse er det naturlig å samle i et CRM, sier produktsjef i Winorg, Anne Johanne Solhjell.
Produktsjefen legger til:
− Jo flere systemer du har, desto mer komplisert blir det med integrasjoner. Det koster mer penger, og kvaliteten på dataene du henter ut blir dårligere. Det er mer oversiktlig og koster mindre penger med en totalleverandør enn med mange små systemer.
Les mer om Winorg som totalleverandør her!
2. Det kan skade frivilligreisen, fordi organisasjonen mister helhetsperspektivet og ikke får med seg de ulike fasene.
En persons forhold til en organisasjon går gjennom ulike faser. I noen perioder i livet har du god tid til frivillighet. De mest ivrige frivillige er ofte unge og eldre, mens middelaldrende familiefedre eller mødre kanskje heller ønsker å bidra med en pengesum.
Det betyr at du ikke nødvendigvis har mistet en giver som har sluttet å gi. Kanskje har vedkommende i stedet begynt å yte 5 timer frivillig arbeid som leksehjelper? I en slik situasjon vil det ikke være lurt å ta kontakt for å få vedkommende til å gi en pengesum.
Uvitenhet om det vedkommende faktisk gjør for organisasjonen, kan i stedet skade forholdet. Har du informasjon om frivillige i et system og informasjon om medlemmer og givere i et annet, fanger du ikke opp de ulike fasene i forholdet.
3. Har du et felles CRM, øker kvaliteten på samhandlingen og kommunikasjonen med dine frivillige. Da beholder du dem lenger.
Det er ingen grunn til å rykke tilbake til start med et eget system for frivillige, når man allerede har et CRM i organisasjonen. Her ligger det gode e-postmaler og rutiner for medlemspleie og medlemshåndtering som man kan tilpasse og skreddersy for de frivillige. Det er en stor fordel å ha en måte å trekke ut data på og kommunisere uavhengig av om målgruppen er giver, medlem eller frivillig. Gjenbruk har høy verdi.
− Det er på høy tid at organisasjoner behandler sine frivillige på samme gode måte som de gjør sine medlemmer eller givere. Det øker kvaliteten og strømlinjeformer måten man forholder seg til frivillige på. Ikke overlat dette til en tilfeldig kontaktperson lokalt som gjør så godt de kan, sier produktsjef Anne Johanne Solhjell i Winorg.
Det er altså ikke bare viktig å skaffe et system for frivillighet, men at man bruker det samme CRM-et mot de ulike målgruppene. Da slipper også markedsavdelingen bli frustrert over lokale ad-hoc-løsninger for utsending av nyhetsbrev, og nettsider som ikke er tro mot merkevaren.
Les også: Slik økte Frelsesarmeen inntektene fra julegryta med 48 prosent
4. Et felles system betyr at du øker sjansen for å få samme person til å engasjere seg på flere måter i organisasjonen.
Det åpner for Min-side løsninger, hvor man tilpasser kommunikasjonen etter om du er medlem, giver, frivillig eller kombinasjoner av disse. Det åpner muligheten for å øke engasjementet til personer som du allerede vet hvem er. Økt engasjement kan fort resultere i økt giverglede.
− Det er utelukkende positivt å legge til rette for at man skal engasjere seg på flere måter i en organisasjon, og det har du mulighet til når du har dem i samme system. Våre analyser viser at jo flere relasjoner du har til organisasjonen, jo tettere knyttet og mer lojal blir du. Du både blir lengre og yter mer, sier Solhjell.
Les også: Slik finner du organisasjonens mest lojale og gavmilde givere
5. Et felles system åpner for at avdelingene i organisasjonen lærer av hverandre og blir enda sterkere sammen.
Noen ganger kan det virke som om markedsavdelingen og frivilligheten er på to ulike planeter.
I markedsavdelingen er det nuet og resultater i kroner og øre som teller, og man måles på hvor mye penger man klarer å hente inn. I frivilligheten måles man i stedet på det man har klart å gjøre for andre.
Et felles system vil bringe dem nærmere hverandre. Det blir enklere å bryte ned siloene i organisasjonen, jobbe på tvers og dele erfaringer.
Les også: Hvordan sette de beste KPI-ene for akkurat din organisasjon
Markedsavdelingen kan ofte bli litt varmere i tonen. Det er alltid veldig hyggelig innen frivilligheten, og denne gleden kan ikke måles i penger. Samtidig kan frivilligheten lære noe av systematikken og metodikken man bruker i markedsavdelingen. Frivillige vil oppleve å bli sett på en bedre måte enn før, og hele organisasjonen vil vinne.
Ønsker du å lese mer om hvordan du kan få mest mulig verdi ut av dine frivillige?
Klikk på last ned nå for å få tilgang til Den store frivillighetsguiden - helt gratis! 👇
