NITO lanserte i år en ny tillitsvalgtløsning med kraft fra Winorg. Vi har tatt en prat med seksjonssjef for Innsikt og innovasjon hos NITO, Stig Kleven, og vår egen leder for Analyse, Ståle Sørensen, for å grave litt dypere i spørsmålet: Hvilken funksjonalitet trenger tillitsvalgte for å utføre vervet sitt best mulig?
Stig Kleven er seksjonssjef innsikt og innovasjon i NITO og har siden 2018 ledet avdelingen som har ansvaret for CRM, analyse og strategiprosesser. Profesjonsorganisasjonen har brukt Winorg siden 1998. De har over 4000 tillitsvalgte og er registrert på over 1900 arbeidssteder.
Kim Elverhøy: Hvordan bruker NITO Winorg i dag?
Stig Kleven: Winorg sin plattform er hjertet når det gjelder alt av medlemsdata i NITO, og de er en nær sparringspartner for oss. Mange av tredjepartsapplikasjonene vi bruker er linket opp mot Winorg. Vi bruker dataene til å gjøre analyser, kommunisere med medlemmer og til å yte bedre medlemsservice.
− Styrken til Winorg er at de har lang erfaring med både fargorganisasjoner og andre typer organisasjoner De kjenner behovene i bransjen og klarer å sette ting i sammenheng på tvers av kundene. Hvis de ser at noen av giverkundene har gjort noe smart, så er de flinke til å omsette det til løsninger som skaper merverdi hos oss hos fagorganisasjoner.
− Jeg har også inntrykk av at Winorg har veldig stabile og lojale ansatte, som har jobbet for dere i flere år, og dermed kjenner kundene veldig godt. Gjennom Winorg har vi også dialog med organisasjoner som ligner oss. Det kom til stor nytte før innføringen av GDPR, da vi sammen med Winorg og deres organisasjonskunder fikk laget tilpassede løsninger som gjorde oss compliant. Det samme gjorde vi med en ny modul for trekk av medlemskontingent via lønn.
Elverhøy: Kan du fortelle litt mer om foranledningen til at NITO tok i bruk den nye tillitsvalgtløsningen fra Winorg?
Kleven: Vi hadde fra før en egenutviklet løsning via Episerver som kommuniserte med Winorg, men det var en del funksjonalitet vi ønsket oss, som vi ikke hadde gjennom denne løsningen. Det var også mer krevende når det var flere aktører som skulle inn hver gang vi skulle utvikle noe. Det førte til at vi i februar 2021 implementerte Winorgs nyutviklede løsning for tillitsvalgte.
Elverhøy: Vurderte dere på noe tidspunkt alternative løsninger til Winorg?
Kleven: Jeg vet at det finnes flere organisasjonsløsninger på markedet, men ingen som har denne typen funksjonalitet, så vidt meg bekjent, så derfor vurderte vi ikke andre systemer.
Elverhøy: Hva NITOs erfaringer med den nye tillitsvalgtløsningen nå et drøyt halvt år etter lansering?
Kleven: Vi har fått veldig gode tilbakemeldinger. De tillitsvalgte synes det er enkelt å ta i bruk, og de trenger minimalt med innføring fordi det er såpass intuitivt. Et av suksesskriteriene er nok det solide forarbeidet vi gjorde sammen med Winorg for å avdekke hva brukerne trenger. Det har resultert i en del ny funksjonalitet i fase én av prosjektet, og mer kommer i fase to.
Elverhøy: Hvilken funksjonalitet kan NITOs tillitsvalgte nå benytte seg av, og hva kan de se fram imot?
Kleven: Den nye løsningen gir de tillitsvalgte et mye bedre overblikk over sin bedriftsgruppe enn de noen gang har hatt. De kan enkelt ta ut medlemslister, sende meldinger til medlemmer, vise trestruktur på bedriften og raskt skaffe innsikt i medlemstall og andre KPI-er via et brukervennlig dashboard.
− Vi jobber nå videre med fase to. Da vil vi gjøre det enklere for tillitsvalgte på konsernnivå å få oversikt. De har jo mer kompliserte strukturer med konsern øverst og bedriftsgrupper under. Målet er at det administrative arbeidet for de tillitsvalgte skal være mye lettere når vi har alle funksjonalitetene på plass.
Les også: Valg av organisasjonssystem: Winorg eller Microsoft Dynamics?
Les også: Derfor trenger Fagforeninger eget medlemssystem
Elverhøy: Hvordan har brukeradopsjon og opplæringen av de tillitsvalgte foregått?
Kleven: Som nevnt er løsningen ganske intuitiv og krever lite eller ingen opplæring. Men vi har spilt inn videoer som ligger tilgjengelig on-demand . I selve prosjektet hadde vi også Teams-møter med de tillitsvalgte.
Elverhøy: Hvilken gevinst har tillitsvalgtløsningen gitt NITO på sentralt nivå?
Kleven: En åpenbar gevinst er at vi nå yter mindre support, fordi det er lettere for tillitsvalgte å få oversikt og utføre oppgaver selv. Når løsningene er intuitive og inneholder de nødvendige verktøyene man trenger, har man en selvbetjent modell, og det frigjør tid for oss til å jobbe målrettet på andre områder for våre medlemmer og tillitsvalgte.
Ståle Sørensen er Head of Analytics i Winorg. Han har bred erfaring fra organisasjonsbransjen og lever under mottoet «Data to the people!». Jeg stilte også han noen spørsmål.
Elverhøy: Hvorfor bør organisasjoner investere mer i IT-løsninger for tillitsvalgte?
Ståle Sørensen: Et viktig mål for de fleste organisasjoner er å redusere frafall av medlemmer, og der spiller de tillitsvalgte en stor rolle. Organisasjonen bør gjøre det så lett som mulig for dem å følge opp nye medlemmer og de som står i fare for å forlate organisasjonen, og da må IT-systemene være noe som gjør hverdagen deres enklere, og ikke et hinder. Gir du de tillitsvalgte de rette verktøyene kan det i seg selv redusere frafall.
− De tillitsvalgte kan også være forvaltere av datakvaliteten, og har i vår løsning muligheten til å korrigere data som medlemmene har lagt inn selv, om den er feil. Det sikrer datakvalitet og reduserer ressursbruken sentralt i organisasjonen.
Elverhøy: Hvilken informasjon og nøkkeltall bør tillitsvalgte ha tilgang til?
Sørensen: Fagforeningen må selv definere hvilke nøkkeltall tillitsvalgte skal se og hvilke nivåer i bedriftsstrukturen hen skal ha tilgang til. Typiske nøkkeltall er antall medlemmer, medlemmer i jobb nå, medlemmer med kontingentfritak, medlemmer i oppsigelse denne og neste måned, medlemmer med utestående kontingent og nye medlemmer inneværende måned. Man bør også kunne få oversikt over andre tillitsvalgte i virksomheten og se trekkmeldinger til lønningskontoret siste 3 måneder.
− Det kan være nyttig å lage filtre, så man får hentet ut informasjon effektivt uten behov for spesialtilpassede rapporter. Det bør også være mulig å distribuere Power BI-rapporter til tillitsvalgte uten at de trenger å installere programmet eller lisens og begrense tilgangen til disse ut fra hvilken bruker som ser dem. Alt dette og mer til er mulig med Winorgs løsning for tillitsvalgte.
− Vi må heller ikke glemme regionale tillitsvalgte, som har ansvar for arbeidsplasser og arbeidsplass-tillitsvalgte i sin region. De må også ha verktøy som hjelper dem i sitt arbeid. Det vi tilbyr disse er oversikter over arbeidsplasser som mangler tillitsvalgte, men som har nok medlemmer til å kunne ha det, og dermed kunne formalisere avtale med arbeidsplassen.
− Spesielt viktig er verktøyet som viser de arbeidsplasser som hadde tillitsvalgte litt tid tilbake, men som nå ikke har tillitsvalgte. Her må man virkelig sette inn ressurser for å få valgt inn tillitsvalgte raskt. For tillitsvalgte på arbeidsplassene er viktig, blant annet for lojaliteten blant medlemmene og hva medlemmene kan oppnå i lønns- og avtale-forhandlinger.