Tillitsvalgte og frivillige er nøkkelen til å redusere churn

Møt Siri og Jonas. De ble medlem og frivillig i to ulike organisasjoner på samme tid. Men selv om begge brenner for sakene organisasjonene står for, kommer Jonas til å melde seg ut etter 12 måneder, mens Siri fortsetter. Hvorfor?

Disclaimer: Denne artikkelen er basert på flere sanne historier fra fagforeninger og ideelle organisasjoner. Det første eksempelet handler om Jonas, som blir frivillig i en fiktiv ideell organisasjon. Det andre handler om Siri, som melder seg inn i en fagforening. Men rollene kunne like gjerne vært byttet.   

Jonas’ historie 

Da Jonas meldte seg som frivillig i «Den ideelle organisasjon», ble han en del av lokallaget der han bor. Her er hendelsesforløpet i hans frivilligreise: 

  • Onboarding til terningkast 1: Jonas får en velkomstmail et par dager etter at han melder seg inn. Han blir dessverre ikke ønsket velkommen av koordinatoren i lokalavdelingen, for hun vet ikke at Jonas har blitt medlem. Ukene går og Jonas ser at de har aktiviteter uten at han blir invitert, så han tar kontakt selv. Han svelger den kamelen og går videre. 

  • «Er du langt unna?»: Jonas er omsider ønsket velkommen av en noe forfjamset koordinator og har deltatt på et par aktiviteter. Nå har det dukket opp noe som gjør at han ikke kan delta neste gang. Han gir beskjed i god tid, men på arrangementsdagen blir han likevel ringt opp av koordinatoren, som står uten nok frivillige til å få gjennomført på ordentlig måte. Hun hadde ikke fått med seg at han ikke kunne stille.
  • «Å, skulle du komme i dag?»: På neste aktivitet velger Jonas å forsake en viktig oppgave på hjemmebane for å stille som frivillig. Når han møter opp, er det ingen som visste at han kom, og han blir tildelt en kjip oppgave.

  • Ikke invitert: Koordinatoren arrangerer en samling for alle frivillige i regionen, men Jonas blir ikke invitert. Det viser seg at Excel-arket hennes ikke var oppdatert med de nyeste frivillige.
     
  • Utmelding: Jonas føler seg hverken sett eller verdsatt og bestemmer seg for å melde seg ut, noe han gjør ved å sende en mail til hovedkontoret (det er litt mer lavterskel, og dessuten har han ikke deltatt på så mange aktiviteter ennå). Han deler frustrasjonen sin med et par frivillige han har blitt kjent med, og det resulterer at en av dem også melder seg ut.

  • «Er du med?»: Etter at Jonas har meldt seg ut, fortsetter han å bli spurt om å bidra i personlige mailer fra koordinatoren. Det viser seg at hun ikke vet at Jonas er utmeldt, for det har hun ikke fått beskjed av fra hovedkontoret, som sitter på det sentrale registeret. 

Når Jonas er ute som både medlem og frivillig har Organisasjon A ikke bare tapt økonomisk på at han ble dårlig ivaretatt. De har også færre hender til å gjennomføre aktivitetene sine.  

Last ned vår gratis guide: Den datadrevne organisasjonen

La oss se på en litt mer hyggelig historie, nemlig Siris.

Siris historie 

Søndag kveld melder Siri seg inn i «Fagforeningen» via deres nettsted. Her er hennes medlemsreise: 

  • Plettfri onboarding: Allerede dagen etter at hun har meldt seg inn blir Siri ringt opp av tillitsvalgt der hun jobber og ønsket velkommen: «Jeg så påmeldingen komme seint i går kveld, men ventet til i dag med å ringe.» Siri føler seg sett.
  • Første invitasjon: Siri blir invitert på det første sosiale arrangementet. Hun får samme e-post som alle andre får, men også en SMS fra tillitsvalgt, som vil forsikre seg om at hun har fått mailen.  
     
  • Klubbtreff: På arrangementet treffer hun to andre kolleger som også er ferske medlemmer. Hun gjenkjenner også tillitsvalgt, fordi hun har sett bildet hans da hun logget seg inn på MinSide. Han gir henne en ordentlig innføring i fagforeningen, hva de kan gjøre for henne og hvilke aktiviteter de har. Hun føler seg trygg og inkludert. 
     
  • Ambassadør: Gjennom sin «medlemsreise» opplever Siri at kommunikasjonen med fagforeningen og tillitsvalgt går smidig. Hun blir sett, hørt, og hun får rask oppfølging. Hun blir derfor en god ambassadør og etter hvert medlem av klubbstyret på arbeidsplassen. 

Riktig verktøy gir riktig resultat 

Hva var den store feilen i Jonas’ historie? Det var ikke koordinatorens skyld, men organisasjonen, fordi de ikke utstyrte henne med verktøyene som kunne gjort henne så mye bedre i rollen sin. Det tillitsvalgte og koordinator trenger er et system som gjør det omtrent umulig å gjøre feil som de Jonas opplevde. Det var det Siris tillitsvalgte hadde. 

Vi har sett fagforeninger betydelig redusere medlemstapet sitt (churn) fordi de tillitsvalgte fikk bedre verktøy til å følge opp medlemmer. Ikke bare det, men på sentralt nivå kan organisasjonen få oversikt over hvor det skjer lite og hvor det skjer mye, og følge opp tillitsvalgte og koordinatorer om det trengs. Lokale aktiviteter er en viktig faktor i å beholde medlemmer. 

Still dere disse spørsmålene!

Hvis du kjenner på noen av disse utfordringene i din egen organisasjon, så ta tempen på systemet deres ved å stille dere disse spørsmålene: 

  1. Gir systemet organisasjonen full oversikt over nøkkelpersoner (tillitsvalgte og koordinatorer) i den distribuerte organisasjonen?

  2. Har tillitsvalgte og koordinatorer tilgang til en oppdatert database over alle medlemmer/frivillige og nøkkelinformasjon om dem. 

  3. Blir de automatisk varslet om nye lokale medlemmer?

  4. Kan tillitsvalgte og koordinatorer sende e-post og SMS til medlemmer/frivillige via systemet?

  5. Kan frivillige/medlemmer selv endre personlig informasjon på MinSide og melde fra om deltagelse eller avmelding på arrangementer? Arrangementssiden bør vise om et oppdrag er fullt bemannet eller om det er ledige oppgaver. 

Hvis du ikke kan svare ja på disse spørsmålene, er tiden kanskje moden for å vurdere alternative løsninger. Da er Winorg et godt alternativ.  

Til slutt vil jeg si at systemer fungerer best når du krydrer dem med den menneskelige faktoren. Skap et forum for tillitsvalgte. Samle dem på forelesninger, diskusjoner og samlinger – både digitalt og fysisk. Utstyr dem med de verktøy og kompetanse som gjør det lettere for dem å fungere i sine verv. De er nøkkelen til sunne lokalavdelinger. 

 

Last ned: Den store frivillighetsguiden