Hvordan sette de beste KPI-ene for organisasjonen din

Du har satt store mål for organisasjonen, og folk er begeistret. Men hvordan tar du «tempen» underveis i året, så du vet at dere er i rute for å oppnå resultatene? Svaret er ditt utvalgte sett med styringsparametere. I denne artikkelen gir vi noen råd om hvordan du velger ut dine KPI-er og gir eksempler fra organisasjoner vi har jobbet med.

En KPI er en forkortelse for Key Performance Indicator, som oversettes med det sjeldnere brukte prestasjonsindikator. En KPI er et tall du følger med på ukentlig for å angi graden av suksess på et prosjekt eller en kjerneprosess i organisasjonen. De beste organisasjonene er gode på å velge ut KPI-er og følge dem opp. Hvilke KPI-er du og din ledergruppe velger vil avhenge av om dere er en medlemsorganisasjon eller en innsamlingsorganisasjon.

Lag BI-rapporter før du velger KPI-ene

Min erfaring er at det er smart å lage BI-rapporter for organisasjonen først, og deretter velge ut KPI-ene dere ønsker å løfte frem. (BI er et akronym for Business Intelligence, på godt norsk forretningsanalyse, og er et IT-verktøy som brukes for å behandle og analysere data.)

Vi starter gjerne med å lage rapporter på medlems- og giverutvikling (nye og utmeldte), brutt ned på perioder, kjønn, alder med mer. Dette kan utgjøre mangle fliker i BI-verktøyet.

Selv om dette er veldig nyttig for analytikere og de som vil få mest mulig innsikt i hvordan det går med organisasjonen, må det munne ut i noen få nøkkeltall (KPI-er) som ledelsen kan styre etter.

Du trenger kun noen få, gode KPI-er

Det kan være forbausende få KPI-er ledelsen trenger for å ta tempen på organisasjonen. Her er noen tips:

Når vi skal velge KPI-er hos en kunde spør vi hva som er organisasjonens mål for kommende periode (representantskapsperiode, valgperiode). Der er det ofte føringer som “Vi skal vokse med 3 % i antall medlemmer per år i perioden”, eller “Vi skal nå 50 tusen faste givere i perioden”. Dette er KPI-er du må ha med. Bryt ned per år slik at KPI-en til enhver tid viser hvor langt organisasjonen har kommet i forhold til målet for året.

Ofte dreier KPI-er for organisasjoner rundt disse temaene:

• Antall medlemmer og givere. Hvordan endringen er i forhold til mål for året.
• Inntekter (innbetalt i forhold til samme periode i fjor, akkumulert gjennom året).
• Antall aktiviteter for medlemmene/giverne (hvor mye har dere produsert av innhold til medlemmer/givere i form av aktiviteter som kurs, aksjoner, kampanjer og lønnsforhandlinger).

(Se flere eksempler nederst i denne saken.)

Brukervennlig rapportering på KPI-er

Det er viktig at KPI-er er distribuert til de som trenger det. Moderne BI-verktøy har funksjonalitet for å vise KPI-er på mobile flater. Data bør være oppdatert hver dag. Det bør være mulig å drille seg videre ned fra KPI-ene. Klikker du for eksempel på “innbetalinger hittil i år” bør du kunne komme videre til en graf som viser tallet måned for måned, sammenlignet med samme tidspunkt i fjor:

Fire KPI-er du kan ta i bruk i din organisasjon

Dere kan ikke fokusere på alt hele tiden, så velg ut hva som er fokus i organisasjonen i tiden fremover. Spør ledelsen hvilke tre til fire KPI-er som er viktige nå. Her er noen KPI-er dere kan vurdere for å måle organisasjonen deres.

Churn

• Lojalitet, frafallsutvikling
• Hvor mange slutter/melder seg ut?
• Bør regnes ut hyppigere enn årlig (mange responderer tregt) – kan være påvirket av faktureringssyklus.
• Formel: Hvor mange prosent faller fra i løpet av året i forhold til medlems-/givermassen ved starten av året.

Vekst

• Rekruttering av medlemmer/givere
• Hvor mange har du beholdt etter x måneder/år?
• Løp – mange melder seg inn, dabber av, melder seg ut (onboarding)
• Mål hvor mange nye som er beholdt over ulike tidsperioder. (Dette henger sammen med hvilken kanal du rekrutterte dem på og hvorvidt de har gjort første betaling etter innmelding. En som oppsøkte organisasjonen selv vil sannsynligvis bli lenger enn en som ble vervet på gata.)

Livstidsverdi på givere/medlemmer

Frivillighet

• Levetid – hvor lenge er de aktive? (Dette er viktig å måle fordi du legger inn mye ressurser i å onboarde frivillige. De har ikke arbeidskontrakt og er med så lenge de føler for det.)
• Sum frivillighetstimer (utvikling)
• •  

Konklusjon

Utarbeid BI-rapporter og sett noen få KPI-er for organisasjonen ut fra disse. Rapporter på dem ukentlig. Hver KPI bør ha en ansvarlig person som «eier» tallet, og om det skjer negative avvik fra forventet utvikling har dere en mulighet for å iverksette tiltak som får kurven til å peke i riktig retning igjen ved neste rapportering. Det er mye det kan være interessant å måle, men gjør en knallhard prioritering, så dere sitter igjen med de viktigste indikatorene – kanskje fem til ti KPI-er. Lykke til, og om du trenger input til hvordan du kan gjøre organisasjonen din mer datadrevet, så last gjerne ned guiden vår!